Toutes les questions à se poser avant de choisir un WMS

Il est temps de prendre un papier et un crayon pour bâtir un cahier des charges qui vous permettra de mettre sur papier votre fonctionnement et donc de connaître précisément vos besoins en matière de WMS. Rappelons le, un WMS est un logiciel complexe et complet qui aide à la gestion des stocks. Pour qu’il soit efficient, il est indispensable d’en choisir un qui correspond à votre structure d’où le cahier des charges à établir avant de faire votre choix. 

 

 

Les étapes et questions à se poser pour choisir un WMS adapté à son entreprise  

 

Choisir son WMS en fonction des sites et entrepôt concernés

 

Pour cela, il faut : 

  • Connaître le nombres de sites à équiper et taille de ces sites
  • Savoir si vous allez utiliser la radio-fréquence, la RFID, la mécanisation ?

 

Choisir son WMS en fonction des produits 

 

On ne choisit pas le même WMS si l’on a des produits textiles ou des matières premières. Les questions à se poser sont les suivantes : 

  • Quels types de produits gérez-vous ? (bricolage, textile, surgelé, produits finis, semi finis, matières premières)
  • Quelles sont les quantités, les proportions ? Mais aussi des questions plus pointues comme : utilisez-vous un code barre ? Gérez-vous du vrac ? 
  • Souhaitez-vous que votre WMS inclut la traçabilité de vos produits et sur quelle période de la logistique ?

 

Les flux de votre logistique

 

Etudiez vos flux de marchandises pour avoir une idée de la proportion entre ce qui entre et ce qui sort quotidiennement des entrepôts. Les questions à se poser concernent aussi les livraisons :

  • livrez-vous des magasins, des particuliers ? Si vous livrez les deux, est ce que ces flux sont séparés ou non ?
  • Qui gère ces flux : une personne, une équipe ? combien de personnes sont concernées ? 

 

La réception de vos marchandises

 

Après les livraisons et les flux, focalisez-vous sur ce qui encadre la réception de vos produits. Posez-vous les questions suivantes :

  • avez-vous des outils divers pour les rendez-vous transporteur ?
  • Comment fonctionnez-vous pour la réception de palettes ?
  • Y’a t-il un contrôle qualité, un contrôle du poids des marchandises ?

En bref, dans cette étape, notez tout ce qui a trait à la réception de marchandises. Cela permettra de choisir un WMS qui se rapproche au maximum de votre fonctionnement actuel même si, certaines choses devront certainement évoluer. 

 

Votre Préparation / Vos expéditions

 

La préparation des commandes et l’expédition sont aussi des moments importants dans la logistique. C’est donc tout naturellement qu’il faut se concentrer et inclure ce point pour le choix du futur WMS. 

 

Voici les questions à se poser lors de cette étape : 

  • Quels modes de préparation utilisez-vous pour vos préparations de commandes ? 
  • Quels sont les contrôles qualités mis en place à la sortie ? 
  • Gérez-vous des tournées d’expédition et si oui, comment faites-vous ?

Fonctions avancées

 

Le choix d’un WMS pour votre logistique inclut aussi les fonctionnalités “bonus”. En effet, quitte à changer d’outil autant choisir celui qui vous aidera, vous épaulera et pour longtemps ! 

 

Selon les WMS, des fonctionnalités diverses sont disponibles : 

  • Visualisation du stock en 3D, 
  • Triangulation (optimisation des déplacements), 
  • Slotting (optimisation des rangements), 
  • Yard Management (gestion de la cour et des quais), 
  • Labour management (Gestion des ressources), 
  • KPIs (gestion d'indicateurs clés) …

Le but de cette étape est de lister toutes les fonctionnalités désirées ou celles sur lesquelles vous ne transigerez pas afin de les garder en tête tout au long du processus de choix de votre futur outil.

 

Les interfaces de votre outil

 

Pour disposer d’une interface qui convient à votre gestion des stocks, posez-vous les questions suivantes :

  • souhaitez vous gérer de l'EDI ? De quelle plateforme EDI/EAI disposez vous ou souhaitez vous disposer ?
  • Souhaitez-vous recevoir les avis d'expédition (DESADV) de vos fournisseurs ? Souhaitez-vous envoyer les avis d'expédition (DESADV) à vos clients ?
  • A combien d'interfaces avez-vous évalué les échanges entre votre gestion commerciale et le WMS ?

Les configurations techniques

 

Afin que votre futur WMS soit adapté à votre mode de fonctionnement, listez tous vos outils actuels. Utilisez vous un ERP (quelles sont ses fonctionnalités ? Quelles sont les informations qu’il renferme ?). 

 

La question du pourquoi changer ? N’oubliez pas ce questionnement essentiel. Pour quelle(s) raison(s) vous souhaitez changer ou opter pour un (autre) WMS ?

 

En parallèle, n’oubliez pas de lister : 

  • Vos contraintes techniques (serveurs de base de données utilisés ou système d’exploitation, de stockage)
  • Le mode d’acquisition envisagé (licences, SaaS etc.)
  • Le budget envisagé
  • Des “plus” pour mieux calibrer l’outil (langues, horaires de fonctionnement etc.) 

 

 

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