La gestion efficace de la logistique est vitale pour le succès de toute entreprise. Le transport est un maillon essentiel de la chaîne d’approvisionnement. C’est avec lui que vous gérez vos flux de marchandises, des matières premières aux sites de production.
Dans cet univers complexe, le cahier des charges transport (CDC) est un outil de clarification fondamental. Si vous n’avez jamais élaboré un cahier des charges, cet article vous guidera à travers ses composantes et ses spécificités. Alors, prêts à optimiser vos opérations logistiques ?
Pourquoi faire un cahier des charges transport ?
Définition du cahier des charges transport
Un cahier des charges est bien plus qu’un simple document. Il s’agit d’une feuille de route détaillée décrivant vos besoins, attentes et exigences en matière de transport de marchandises. Il doit contenir toutes les informations nécessaires à vos prestataires pour vous faire une proposition au plus près de vos besoins.
Un document de référence
Le cahier des charges transport (CDC) sert de référence pour établir des relations avec les prestataires de services logistiques en clarifiant les attentes et les paramètres spécifiques du transport. En somme, le cahier des charges vise à garantir une compréhension mutuelle entre l’entreprise et les transporteurs potentiels, réduisant ainsi les risques de malentendus et établissant les bases d’une collaboration fructueuse. Il constitue un guide détaillé qui permet de sélectionner le prestataire de transport le plus adapté en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise, tout en optimisant les opérations logistiques.
Un cahier des charges précis communique clairement ce que vous attendez des prestataires de transport. Avec un CDC bien défini, vous pouvez comparer plus facilement les propositions de différents transporteurs, simplifiant ainsi le processus de sélection.
Optimiser les performances : En spécifiant vos besoins et exigences, vous maximisez vos chances d’obtenir un service qui répond à vos attentes, contribuant ainsi à une logistique plus efficace. Une fois le cahier des charges établi, il vous permettra par la suite de lancer vos appels d’offres ou de contacter en direct plusieurs partenaires potentiels afin de les auditer.
Les différentes parties d’un cahier des charges transport
Un cahier des charges complet se compose de plusieurs sections nécessaires à la description exhaustive de vos besoins logistiques. Il comporte plusieurs parties distinctes.
Votre entreprise
La première partie contient une présentation détaillée de votre entreprise. Vous y décrivez votre entreprise, son secteur d’activité, son historique logistique et les objectifs spécifiques pour cette collaboration.
Nous vous conseillons de décrire certains éléments tels que vos marchandises, leurs spécificités, leur saisonnalité, vos process, vos types de clients, vos partenaires.
Nous vous conseillons également de donner des éléments sur l’organisation de votre entreprise, en fournissant par exemple un organigramme, en précisant ce qui relève de l’interne et de l’externe.
Vos besoins
La seconde partie contient la description des biens à transporter. Vous devez bien connaître votre carte des flux logistiques car ici il sera très important d’être le plus précis possible et n’oublier aucun détail : vous pouvez expliquer la typologie de marchandise à transporter, leur nature, la quantité, les caractéristiques de conditionnement et exigences particulières, le cas échéant. Par exemple, si vous transportez des produits qui nécessitent une température réfrigérée constante sans rupture de température, comme les médicaments, il convient de le préciser ici.
Détaillez aussi au maximum les conditions de transport. Décrivez en détail les conditions de chargement, de déchargement, de stockage et de livraison, y compris les exigences de manipulation des marchandises. N’oubliez pas d’indiquer clairement les conditions de chargement ou déchargement telle que la typologie de rue etc. En centre-ville, certains véhicules de plus de 3.5 tonnes sont interdits et vos partenaires doivent anticiper les livraisons avec des véhicules adaptés.
Dans cette partie, n’oubliez pas d’indiquer les exigences légales et réglementaires : Identifiez les documents requis, les assurances nécessaires et la conformité aux normes locales et internationales.
Le calendrier et modalités
Dans cette partie, il faut préciser la mise en place d’un calendrier d’exécution clair, précis et daté. La planification inclut les dates d’échéances ainsi que vos différentes périodes d’activité avec la saisonnalité éventuelle.
Vous pouvez également préciser la durée du contrat, les conditions de paiement, les éventuelles pénalités pour non-respect des conditions et les clauses de résiliation.
Vos critères de sélection
Il sera important d’expliquer à vos futurs prestataires quels sont vos critères de sélection des transporteurs. Cela pourra passer par des indicateurs clairs et objectifs pour évaluer les transporteurs potentiels, tels que le coût, la fiabilité (retard, respect des spécifications,…), la capacité et l’expérience dans des situations similaires.
Il sera important dans cette partie de mettre en évidence vos exigences en matière de RSE : utilisation de biocarburants, véhicules Euros 5 ou 6, livraison au dernier kilomètre, etc.
Enfin vous pouvez également indiquer vos besoins de suivis et les critères de performance attendus.
Quelques conseils
Soyez précis et concis : Évitez les ambiguïtés en fournissant des détails spécifiques et clairs. Utilisez un langage simple et évitez les termes techniques excessifs.
Assurez-vous aussi que vos exigences sont réalistes et réalisables par les prestataires de services logistiques.
Enfin, impliquez les parties prenantes concernées dans l’entreprise pour garantir une vision complète et précise du cahier des charges à tous les niveaux. Ce projet pourra être fédérateur pour vos collaborateurs.
Un modèle de cahier des charges transport
Si la rédaction d’un cahier des charges transport peut sembler complexe au premier abord, il s’agit pour autant d’un élément fondamental pour optimiser votre logistique.
Concevoir son cahier des charges peut s’avérer un tâche complexe et chronophage. Afin de vous simplifier la vie, nous vous proposons ce modèle de cahier des charges complet pour vos recherches de partenaires spécialisé transport. Cet outil a été pensé pour que vous puissiez l’utiliser directement en remplissant les éléments nécessaires. Si jamais vous vous apercevez qu’il manque des éléments, n’hésitez pas à nous en faire part.
Comment télécharger et modifier le cahier des charges ?
1 – Cliquez sur le bouton ci-dessus.
2 – Une fois sur le document, cliquez sur Fichier –> Télécharger.
En cas de problème, contactez-nous depuis notre page Contact.
