8 conseils pour optimiser vos stocks durablement

14/02/23 | Logistique

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Conseils et astuces pour optimiser ses stocks et gagner en rendement et efficacité

Quand on est commerçant ou dirigeant de PME, la gestion des stocks impacte directement la rentabilité de son entreprise. Et sans surprise, la clef de la réussite est l’organisation !

C’est pourquoi nous avons décidé de compiler dans cet article nos conseils pour l’optimisation de vos stocks. Ce n’est un secret pour personne : des stocks bien gérés, ce sont des coûts optimisés !

La première étape nécessite de faire l’état de vos stocks et de définir les périodes clés où la variation des stocks peut être importante : fêtes de fin d’années, période estivale, promotions…

Nous vous invitons à prendre un peu de recul et à définir le stock global sur une année complète. Bien sûr, pour faciliter l’organisation, vos produits doivent être étiquetés, nommés, classés… Pour ce faire, nous vous conseillons de rationaliser votre politique de stocks.

Cela vous aidera à :

  • organiser la transmission de l’information,
  • avoir un processus d’approvisionnement plus cohérent et souple,
  • réduire le nombre de références,
  • choisir le logiciel de gestion le plus adapté à votre structure
  • avoir un stock juste (organisation de l’entrepôt, étiquetage optimisé, …).

A faire : commencer par un tableau excel avec votre inventaire à l’instant T et lister l’ensemble de vos besoins de stocks sur une année en fonction des périodes intenses.

Organiser les équipes qui sont en lien avec le stock

Si plusieurs personnes sont en lien avec le stock, il faudra avoir une organisation collective sur ce sujet. Les rôles et les responsabilités devront être décidés en amont pour éviter les déconvenues. Prévoir d’avoir une trace de chaque mouvement dans les stocks (commandes, sorties de produits, etc.). 

Nous vous conseillons de rassembler toutes les informations nécessaires au même endroit dans un fichier excel partagé par exemple pour commencer. L’information doit être accessible à toute l’équipe. 

Choisir les outils et/ou logiciels adaptés à votre entreprise

Quand vous démarrez votre entreprise où qu’elle prend de l’ampleur et que vous souhaitez investir dans des logiciels dédiés pour suivre la gestion de vos stocks (approvisionnement, livraison, etc.), nous vous recommandons de prendre le temps qu’il faut pour choisir les bons outils.

Vous pouvez réfléchir à l’achat de logiciel dédié appelé WMS (Warehouse Management Système) pour faciliter le processus de gestion des stocks, mais aussi pour limiter les erreurs. Dans un précédent article, nous avons listé les avantages liés à l’utilisation d’un WMS pour une PME.

Ces logiciels permettent de fournir des informations précises et à jour sur les stocks et les mouvements de marchandises. Certains peuvent même automatiser les processus de préparation de commandes et de réception de marchandises, ce qui permet de réduire les erreurs et les retards.

Fixer des seuils

Fixer un seuil critique

Indispensable pour éviter la rupture de stock sur votre marchandise ou vos matières premières, le seuil critique (ou stock d’alerte) devra être défini en fonction de vos ventes, des habitudes de vos clients, etc. Il porte bien son nom et devra vous alerter pour passer une nouvelle commande ou ajuster votre production.

L’équilibre n’est pas si simple à trouver pour éviter le sur-stockage ou les stocks dormants. Pour calculer votre seuil critique, nous vous recommandons ce super article qui vous expose 6 formules avec même un modèle Excel à télécharger ! (https://abcsupplychain.com/stock-de-securite/).

Éviter le sur-stockage

Tout stockage à un coût, c’est pourquoi il est important d’évaluer le stock idéal. Chaque produit sur-stocké représente un coût : son coût d’achat naturellement mais aussi son stockage ! Il prendra la place d’autres choses (surface de vente perdue, stock d’autres articles en rupture, …).

Vérifier vos stocks d’indispensables (produits phares, produits d’appels)

En parallèle, il faudra aussi gérer avec minutie votre stock de produits phare et produits d’appel. Ces produits seront ceux que vous vendez le plus souvent. Il faudra donc leur accorder l’attention qu’ils méritent. Certains clients viendront dans votre boutique pour les trouver. La rupture de stock sera davantage un problème dans ce cas.

Définir vos KPI et refaire vos calculs régulièrement

Surtout au début, nous vous conseillons de définir vos KPI (Key Performance Indicator), vos indicateurs clés de performance. Ce sont les chiffres les plus importants que vous devrez suivre pour avoir une idée de la santé de vos stocks et de votre commerce. Le calcul de ces KPI doit vous aider à éviter les ruptures ou les surplus et donc à optimiser vos stocks.

Par exemple, vous pouvez vérifier la durée de stockage c’est-à-dire la période pendant laquelle les produits demeurent stockés avant d’être expédiés. Ou encore, le stock moyen, prenant en compte le volume moyen de produits stockés dans l’installation sur une période déterminée, généralement un an. le stock optimal. Ou le stock optimal, qui correspond à la quantité exacte de stock dont un entrepôt a besoin pour répondre à la demande sans rupture de stock

Surveiller vos stocks dormants et faire remonter l’info

Les stocks dormants sont, comme leur nom l’indique, des stocks qui restent dans un coin de votre entrepôt. Au même titre que les sur-stocks, ils constituent des sources de dépenses que l’on peut éviter. Le fait d’investir par exemple dans un logiciel dédié à la gestion de vos stocks et de les suivre régulièrement devrait vous permettre d’adapter votre stratégie d’approvisionnement pour éviter les stocks dormants. Gestion en flux tendu et retour aux fournisseurs sont également des options.

Dans tous les cas, pensez à bien remonter l’information à la vente ou au marketing afin qu’ils adaptent éventuellement leur propre stratégie.

Multiplier vos fournisseurs

Ce conseil relève plus du bon sens. Autant que cela vous est possible, nous vous conseillons d’avoir plusieurs fournisseurs pour vos produits, ou du moins d’avoir identifié vos alternatives en cas de problème. Cela vous permettra de choisir à chaque commande celui qui à un instant T est capable de vous faire la meilleure offre, d’éviter les ruptures de stocks et surtout de limiter votre dépendance à un partenaire.

Choisir votre méthode de gestion de stock adéquate

Ici on vous présente une sélection de cinq méthodes.

  1. Le flux tendu (ou juste-à-temps) désigne une méthode d’optimisation de la production en vue de réduire les coûts et les délais.
  2. Réduire au maximum vos stocks et trouver le meilleur équilibre entre prévision d’achat et commandes nouvelles
  3. La méthode du FIFO (first in first out) où la gestion des stocks consiste à vendre d’abord les produits entrés en premier dans votre stock. Ou à l’inverse la méthode FILO
  4. Réapprovisionnement calendaire : La méthode de réapprovisionnement calendaire consiste à commander des quantités fixes de marchandises à une date donnée.
  5. Aussi connue sous l’appellation « Méthode juste-à-temps », elle s’appuie sur le stock critique. Ce procédé est le plus souvent utilisé pour les produits dont le coût est élevé, qui se périment rapidement ou que vous utilisez très fréquemment.

Choisir les bons partenaires

Pour terminer, entourez-vous de professionnels avec de l’expertise qui pourront vous conseiller en fonction de vos problématiques. L’expérience que vos partenaires pourront vous apporter est importante surtout si vous débutez. Alors prenez le temps pour faire les bons choix, car la logistique est aujourd’hui, encore plus qu’hier, un point extrêmement important dans l’expérience client.

Vous avez ici quelques éléments pour optimiser la gestion de votre stock. Si vous souhaitez aller plus loin, en vous équipant de logiciels vous trouverez quelques conseils pour vous aider à vous poser les bonnes questions avant de choisir un WMS.

Pourquoi ? Parce que c’est en général un outil que vous allez garder quelques années qui impacte votre manière de fonctionner et vos processus. Vous comprendrez alors qu’une erreur pourrait vous coûter cher. Il convient simplement de bien étudier votre besoin actuel et d’essayer de projeter de futurs besoins pour s’assurer que l’heureux élu soit capable d’évoluer avec votre activité.

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