Un cahier des charges bien pensé pour une prestation logistique réussie

Rédiger son cahier des charges pour ses besoins de stockage professionnel nécessite d’avoir une vue globale de son projet. Cela demande d’avoir réfléchi à toutes ses composantes, afin de fournir à vos futurs prestataires logistiques des éléments clairs et précis. 

L’objectif est de ne rien oublier pour avoir un chiffrage le plus fin possible. Que vous soyez artisans, industriels, PME ou professionnels du e-commerce, pour vos besoins de stockage temporaire ou pour externaliser votre logistique, voici la méthode pour construire un cahier des charges efficace et choisir sereinement votre prestataire logistique.

Pourquoi réaliser un cahier des charges pour vos besoins de stockage

Quand on doit travailler avec des personnes externes, le plus gros problème est souvent lié à la communication des projets. Entre ce qu’on a dans la tête, la façon dont nous formulons nos demandes et ce que notre interlocuteur aura compris et retenu, il y a souvent un fossé !

Alors rien de mieux que de formuler ses besoins par écrit, avec des éléments tangibles et compréhensibles par tous. Et le document qui va permettre de rassembler tous les éléments s’appelle le cahier des charges ou CDC pour l’acronyme !

Définition du cahier des charges

Le cahier des charges est un document de plusieurs pages qui définit les objectifs et la finalité d’un projet. Il peut être utilisé lors de vos recherches de partenaires, à l’occasion d’un appel d’offres ouvert par exemple. Le CDC peut aussi être envoyé directement aux partenaires potentiels que l’on vous aura conseillés ou que vous aurez repérés dans vos recherches. Plus votre cahier des charges est détaillé, plus la réponse commerciale que vous obtiendrez sera adaptée et sans surprise.

Clarifier vos objectifs et vos besoins de stockage

Dans le cahier des charges logistique, nous vous conseillons de préciser dès le départ vos objectifs :

• Pour quelles raisons faites-vous appel à un prestataire extérieur ?
• Qu’attendez-vous de lui précisément ?
• A quelle problématique doit-il répondre ?
• Est-ce temporaire ou sur un plus long terme ?
• Avez-vous des périodes de fortes activités ?

Un temps de réflexion sera donc nécessaire de votre part pour clarifier vos besoins de stockage et les spécificités liées à votre activité ou votre secteur. Cela nécessitera de connaître précisément le type de produit à stocker, vos volumes de stockage, la façon dont vous souhaitez stocker vos marchandises, les types de palettes nécessaires, etc… Nous vous aiderons à détailler cette partie plus tard dans l’article.

Répartir les charges et les missions

L’avantage du cahier des charges logistique, est de rassembler tous les éléments dans un seul et même document qui servira de feuille de route à votre projet et en communication interne à toute votre entreprise.
Il permettra d’identifier clairement les intervenants internes ou externes, de savoir qui fait quoi, jusqu’où, avec qui et les différents niveaux de responsabilités de chacun. Finalement, le cahier des charges contribue à clarifier le projet et à impliquer, voire à mobiliser, un certain nombre de personnes, ce peut donc être un bon outil de management.

Mieux négocier votre contrat avec votre prestataire logistique

Produire un cahier des charges permet enfin de payer le prix juste pour votre prestation de logistique. Cela peut être aussi l’occasion de renégocier la prestation avec votre partenaire actuel ou de le challenger sur la base des éléments que vous aurez préalablement définis ou qui évoluent au fil de votre activité.

Les quatre parties du cahier des charges logistique

Le cahier des charges logistique comporte quatre grandes parties distinctes.

VOTRE ENTREPRISE

Nous vous conseillons également de donner des éléments sur l’organisation de votre entreprise, en fournissant par exemple un organigramme, en précisant ce qui relève de l’interne et de l’externe. C’est aussi dans cette partie que vous allez préciser l’état de vos stocks actuels. Il faudra aussi indiquer à ce niveau quel est votre ERP, le système d’information utilisé, ou si vous utilisez un WMS pour la gestion des stocks et des flux.

Vos besoins de stockage et de logistique

C’est ici que vous allez rentrer dans le cœur de votre demande et détailler au maximum vos besoins en stockage. Expliquez clairement votre problématique, vos objectifs et pourquoi vous souhaitez solliciter l’accompagnement d’un partenaire pour la gestion de votre stock. 

Il est important de faire part de vos objectifs ainsi que des enjeux qu’entraîne un tel projet. Votre activité est unique et peut impliquer aussi des contraintes (réglementaires, qualité, planning, …) qui sont spécifiques à votre cœur de métier, n’hésitez pas à en faire part à votre futur partenaire. En tant qu’expert en logistique, votre prestataire pourra vous aider à fixer des objectifs réalisables pour cadrer au mieux votre budget et bénéficier de coûts logistiques maîtrisés.

Pour vous aider à ne rien oublier, vous pouvez détailler vos besoins en trois parties :

Stockage

• Volume en m3 ou en nombre de palettes, la dimension des palettes, leur poids.
• Le nombre de palettes en stock chaque jour.
• Le type de palettes utilisées et la gerbabilité des palettes c’est-à-dire si les palettes sont empilables à vides ou pleines. 
• La rotation des palettes : nombre d’entrées et de sorties par mois.
• Le nombre de références produits à stocker, très important pour l’organisation et si vous avez des besoins spécifiques. 
• Fréquence de la gestion de stock souhaitée (en temps réel, inventaire hebdomadaire,…)
• Gestion des retours clients si besoin
• Conformité des produits entrants : 100% conformes ou nécessitant un contrôle
• Type de contrôle souhaité : unitaire ou contrôle extérieur des palettes entrantes
• Contraintes éventuelles : températures, marchandises fragiles, hydrométrie…
• La valeur du stock

Préparation de commandes

• Le nombre de commandes quotidiennes ou mensuelles
• La méthode d’arrivée des commandes et les process
• Le type de commandes
• Le poids moyen d’une commande
• La composition moyenne des commandes
• Les besoins ou non d’emballage personnalisé, d’étiquetage
• Les besoins en inventaire, en triage qualité
• La ou les compétences spécifiques des équipes

Transport / livraison

• périmètre géographique et spécificité des livraisons
• transport en amont 
• transport en aval

Le calendrier

Dans cette partie, il faut préciser la mise en place d’un calendrier d’exécution clair, précis et daté. La planification inclut les dates d’échéances ainsi que vos différentes périodes d’activité (avec la saisonnalité éventuelle). Vous pouvez également indiquer ici les points d’étapes, de réassort, d’inventaires… tous les éléments qui vous semblent pertinents à dater.

Le mode d’organisation et d’échange

Un modèle de cahier des charges logistique

Concevoir son cahier des charges peut s’avérer une tâche complexe et chronophage. Afin de vous faciliter la tâche, nous avons mis au point un modèle de cahier des charges complet pour vos recherches de solutions en matière de stockage.

Nous avons imaginé cet outil pour que vous puissiez l’utiliser directement en remplissant les éléments nécessaires. Si toutefois à la relecture ou à la complétion, vous remarquez qu’il manque un ou plusieurs éléments complémentaires, n’hésitez pas à les ajouter, mais aussi à nous en faire part !